Skip to main content

Pengembangan Sistem (Sistem Informasi Manajemen)


          Sistem informasi diciptakan sebagai solusi untuk beberapa jenis masalah atau sekumpulan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Aktivitas yang mengarah pada pembuatan solusi sistem informasi perusahaan untuk mengatasi masalah perusahaan atau memanfaatkan kesempatan disebut dengan pengembangan sistem.
 

Analisis Sistem
Analisis Sistem adalah analisis masalah yang dicoba diselesaikan perusahaan dengan sistem informasi. Analisis sistem merupakan peta proses (road map) dari perusahaan dan sistem yang sudah ada, mengidentifikasi para pemilik dan pengguna data primer bersama dengan perangkat keras dan lunak yang sudah ada. Analisis sistem meliputi studi kelayakan (feasibility study). Feasibility Study menentukan kelayakan sebuah solusi, dari sisi finansial, teknis dan organisasional. Studi kelayakan ini akan menentukan apakah sistem yang diusulkan adalah investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan oleh sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah perusahaan dapat menangani perubahan-perubahan yang dibawa oleh sistem tersebut.
Perusahaan pasti menemui masalah yang dihadapi dalam kinerjanya seiring dengan berjalanya waktu. Perusahaan bisa saja mengalami masalah produksi, pengadaan barang, bahkan juga masalah penjualan. Ketika perusahaan mengalami permasalahan tersebut, dan perusahaan melakukan analisis masalah dan dicoba menyelesaikanya dengan sistem informasi, maka perusahaan tersebut sedang melakukan analisis sistem. 
Sebagai contoh adalah Pertamina dengan mekanisme distribusi baru menggunakan Truk Tangki Multiproduk untuk mengangkut BBM dan melancarkan distribusi BBM kepada pelanggan.

                                       

Truk Multiproduk Pertamina mengangkut empat jenis BBM sekaligus solar, bensin, pertamax, pertamax plus. Jadi dengan adanya Truk Tangki Multiproduk ini tidak akan ada lagi Truk Tangki yang sering bolak-balik ke depo, karena truk tersebut hanya membawa satu jenis BBM. Sehingga distribusi akan semakin lancar dan lebih cepat.

Tugas analisis sistem  yang dapat dikatakan paling menantang adalah mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan informasi yang spesifik yang harus dipenuhi oleh solusi sistem yang dipilih. Pada tingkatan paling dasar, kebutuhan informasi dari sistem baru meliputi identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, dimana, kapan dan bagaima na caranya. Kesalahan analisis kebutuhan adalah penyebab utama kegagalan sistem dan tingginya biaya pengembangan sistem. Sistem yang dirancang di sekitar sejumlah kebutuhan yang salah akan tidak bermanfaat dan harus dibuang karena kinerjanya yang buruk, atau harus dimodifikasi  besar-besaran.

                       
Maskapai PT Lion Mentari Airlines mengakui ada kesalahan sistem pengaturan jadwal kru pesawat pada Minggu, 5 Juni 2011 kemarin. Pesawat Lion Air sempat mengalami keterlambatan (delay) penerbangan hingga lima jam di Bandar Udara Sultan Syarif Qasim II, Pekanbaru, pada Minggu malam. Hal ini karena adanya kesalahan memasukkan data sehingga kurang valid pada sistem schedule kru. Setelah mengetahui ada kesalahan sistem jadwal itu, pihak Lion Air pun langsung mencoba mengatasinya, namun, memang delay penerbangan tidak dapat dihindari. Tetapi pihak Lion Air mencoba meminimalisir itu.



Perancangan Sistem
            Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan perancangan sistem memperlihatkan bagaimana sistem tersebut akan memenuhi sasaran ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk spesifikasi yang memberikan bentuk dan struktur sistem tersebut. Perancangan sistem menjelaskan spesifikasi sistem yang akan melakukan fungsi-fungsi yang diidentifikasi pada saat analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasional, dan teknologi dari solusi sistemnya.


Pemrograman

Selama tahap pemrograman (programming), spesifikasi sistem yang disiapkan selama perancangan diterjemahkan ke dalam kode program. Sekarang, banyak perusahaan tidak lagi melakukan pemrograman sistem baru sendiri. Perusahaan biasanya membeli software yang memenuhi kebutuhan sistem baru dari sumber luar.

      

 
SAP merupakan salah satu contoh software yang dapat digunakan untuk memenuhi sistem baru perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contoh manfaat penggunaan SAP
  • Membuat keputusan lebih baik dan cepat – Menempatkan informasi bisnis perusahaan menjadi sumber data tunggal sehingga perusahaan dapat langsung menelusuri informasi terkini secara lengkap – dengan demikian karyawan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan cepat dan dapat mengambil keputusan yang lebih baik.
  • Waktu yang singkat sebagai nilai tambah – dapat diimplementasikan dan dijalankan dalam waktu singkat dengan aplikasi tunggal. Pengalaman pengguna dalam menggunakan SAP Business One akan meminimalisasi pelatihan bagi pengguna dan pengurangan biaya dukungan IT yang berkelanjutan.
  • Mendukung kebutuhan perusahaan yang berubah-ubah – dengan perangkat yang dapat disesuaikan dan dapat digunakan dengan mudah, serta lebih dari 500 solusi tambahan yang disediakan oleh mitra solusi piranti lunak SAP, SAP Business One dapat secara fleksibel disesuaikan dan dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis perusahaan.
  • Menghubungkan kantor pusat, kantor cabang, dan mitra bisnis ke dalam satu jaringan tanpa batas – Melayani pelanggan dan memperoleh efisiensi operasional dengan solusi yang tepat dan terjangkau untuk membantu mengelola arus informasi dan menyelaraskan proses bisnis.

Pengujian
            Pengujian memakan waktu yang lama, data untuk pengujian harus dipersiapkan dengan hati-hati, hasilnya harus ditinjau kembali dan koreksi harus dibuat ke dalam sistem. Risiko akibat meremehkan tahapan ini sangat besar. Pengujian sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
·       Pengujian Unit (Unit Testing) menguji setiap program secara terpisah dalam sistem.
·       Pengujian Sistem (System Testing) menguji fungsi sistem informasi secara keseluruhan. Pengujian sistem mencoba untuk menentukan apakah modul-modul yang terpisah dapat berfungsi bersama-sama seperti yang dapat berfungsi bersama-sama seperti yang direncanakan dan apakah ada ketidakcocokan antara sistem yang sesungguhnya dan cara kerjanya ketika sistem tersebut disusun.
·       Uji Penerimanaan (Acceptance Testing) memberikan sertifikat akhir bahwa sistem digunakan dalam situasi produksi. Pengujian sistem dievaluasi oleh pengguna dan ditinjau ulang oleh pihak manajemen. Ketika semua peserta puas karena sistem baru telah sesuai standar, sistemnya akan resmi diterima dan diimplementasikan.


Konversi
            Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Empat strategi konversi yang utama dapat dilakukan adalah strategi paralel, strategi pindah langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap.
·       Strategi Paralel, yaitu sistem lama dan calon pengganti dijalankan bersama selama beberap waktu sampai setiap orang merasa yakin bahwa fungsi telah berjalan dengan benar.
·       Strategi Pindah langsung, yaitu mengganti sistem lama seluruhnya dengan sistem baru pada hari yang telah ditentukan. Ini adalah pendekatan yang sangat beresiko yang berpotensi menimbulkan kerugian yang lebih besar daripada menjalankan sistem secara paralel.
·       Strategi Studi Percontohan menjalankan sistem yang baru hanya dalam area yang terbatas dari perusahaan, seperti hanya satu departemen atau satu unit kegiatan. Ketika versi percontohan ini sempurna dan bekerja dengan lancar, barulah kemudian dipasang di seluruh perusahaan secara simultan ataupun bertahap.
·       Strategi Pendekatan Bertahap menjalankan sistem baru dalam setahap, baik berdasarkan fungsi maupun unit organisasional.


Produksi dan Pemeliharaan
Setelah sistem yang baru dipasang dan konversinya selesai dilakukan, sistem tersebut dikatakan berada dalam kondisi produksi (production). Selama tahap ini, sistem akan ditinjau ulang oleh para pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik sistem ini mencapai sasaran awalnya, dan memutuskan apakah sistem tersebut perlu direvisi atau dimodifikasi. Setelah sistem dikonfigurasi dengan baik, sistem harus dipelihara ketika berada dalam kondisi produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi kebutuhan, dan meningkatkan efisiensi pemrosesan.
Setelah sistem diimplementasikan secara penuh dan digunakan dalam operasional bisnis, fungsi pemeliharaan dimulai. Pemeliharaan Sistem adalah pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem bisnis operasional untuk menghasilkan perbaikan yang lebih diinginkan atau perlu. Aktivitas pemeliharaan mencakup proses tinjauan pascaimplementasi untuk memastikan bahwa sistem yang baru di implementasikan memenuhi tujuan bisnis yang ditetapkan.